1. Privacy Policy
De LHGH hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy geven wij heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De LHGH houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy.
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als LHGH zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van de Privacy Policy vragen heeft, dan kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onder aan de Privacy Policy.
2. Verwerking van persoonsgegevens van leden LHGH
Persoonsgegevens van leden worden door de LHGH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.
- Door de penningmeester het verzoek tot betalen van de contributie en herinneringen.
- Behandelen van klachten die bij de LHGH zijn ingediend of situaties die zich hebben voorgedaan.
- Het sturen van uitnodigingen voor de algemene ledenvergadering.
- Het informeren van de persoon/ lid vereniging d.m.v. nieuwsuitingen.
- Het onderhouden van contacten met relevante nationale en internationale organisaties.
- Al wat binnen de doelstelling van de LHGH ligt namelijk: het zijn van een organisatie van re-enactors die zich op een serieuze en historisch verantwoorde wijze bezig houden met Living History en Re-enactment .
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Toestemming middels het in te vullen formulier AVG Akkoord Verklaring via de LHGH-website.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de LHGH de volgende (persoons)gegevens van u vragen of verwerken:
- Voorletters
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Geboortedatum
- Geslacht
- Straatnaam
- Huisnummer
- Postcode
- Woonplaats
- Land
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Wapenverlofnummer
- IBAN-rekeningnummer
- IP-adres
- Foto’s
Uw persoonsgegevens worden door de LHGH opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de gehele periode dat u lid bent van de LHGH en na beëindiging van uw lidmaatschap voor de periode van maximaal 7 jaar in de financiële administratie en voor de periode van maximaal 10 jaar in de ledenadministratie.
3. Verwerking van persoonsgegevens van bestuursleden LHGH
Persoonsgegevens van bestuursleden worden door de LHGH verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de bestuursfunctie binnen de LHGH.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Het verkiezen van het bestuurslid door de algemene leden vergadering.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de LHGH de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Alle genoemde persoonsgegevens zoals vermeld onder Verwerking van persoonsgegevens van leden LHGH
- Kopie ID
- BSN-nummer
Uw persoonsgegevens worden door het opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de gehele periode dat u lid bent van de LHGH en na beëindiging van uw lidmaatschap voor de periode van maximaal 7 jaar in de financiële administratie en voor de periode van maximaal 10 jaar in de ledenadministratie.
- Kopie ID en BSN-nummer alleen voor inschrijving Kamer van Koophandel, daarna worden deze gegevens vernietigd.
4. Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
5. Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
6. Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
7. Bewaartermijn
De LHGH bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
8. Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens de LHGH van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam, wachtwoordbeleid en Two Factor Authentication (2FA) op het Boekhoud- en administratiesysteem. En een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op de LHGH-website en Google-Drive.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
9. Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Na uw verzoek tot inzage, rectificatie of verwijdering, zal het bestuur u binnen 1 maand een reactie sturen. Deze termijn kan met 2 maanden worden verlengd, hier van wordt u zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld.
10. Intrekken toestemming
Het intrekken van de Akkoord Verklaring AVG heeft directe invloed op uw lidmaatschap. Zonder deze toestemming kunnen en mogen wij uw gegevens niet verwerken. Uw lidmaatschap eindigt dan ook direct op de datum van uw verzoek tot intrekking van uw Akkoord Verklaring AVG. Deze intrekking kan ook directe gevolgen hebben voor uw wapenverlof. Dit verzoek tot intrekking kunt u per brief of per e-mail aan het bestuur doorgeven.
11. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
12. Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.
13. Contactgegevens
Zie de Contact pagina.